Huddle Dijklander: ‘Iedereen betrokken’ van RvB tot afdeling

In het kort

Aanleiding
Vanuit enthousiasme bij de toenmalige Raad van Bestuur (RvB) over het Lean-gedachtegoed werd de afgelopen jaren meerdere keren afgereisd naar Amerika. Een groep (medisch) managers, verpleegkundigen en leden van de RvB kregen een training over Lean en keken bij diverse grote ziekenhuizen hoe het Lean-gedachtegoed was vormgegeven. Tot twee keer toe kwamen zij de huddle tegen.

Het verhaal op zich gaf bij thuiskomst niet de doorslag, wel een praktische demonstratie. De huddle- methodiek ging hierdoor leven en er ontstond draagvlak bij collega's. Pluspunten: de huddle zorgt voor minder overleg, snelle besluitvorming en directe oplossingen voor problemen.

Het kernteam Lean dat bestaat uit een afvaardiging van allerlei disciplines, maar zeker ook de collega’s die mee waren naar Amerika, jagen de toepassing van de Lean-filosofie aan. Met vier Lean-coaches regelen zij de benodigde interne scholing, zijn zij aanspreekpunt en ondersteunen bij vraagstukken op afdelingen.

De Lean-coaches zijn interne collega’s uit verschillende werkvelden: verpleegkundige, adviseur Kwaliteit, manueel-/fysiotherapeut en een logopedist . Zij werken naast hun eigen functie voor 12 uur per week als Lean-coach en hun aanname volgt na sollicitatie. De Lean-coaches wordt scholing aangeboden om zelf geïnspireerd te blijven.

Doel huddle-bord
Door inzet van een huddle-bord wordt de PDCA-methodiek (Plan-Do-Check-Act) concreet toegepast om de kwaliteit van zorg continu en samen met het team te blijven verbeteren.

Planning

• Iedere maandag en donderdag vindt de middenkader-huddle plaats. De gemiddelde duur is 9 minuten. Aanwezig zijn alle hoofden van de afdelingen, zowel uit de zorg als van de ondersteunende diensten. Na deze korte huddle is er tijd voor kort overleg onderling. Dat staat gepland in de agenda.
• De middenkader-huddle vindt plaats om 9.00 uur: de dagstart op de afdelingen wisselt qua tijden maar vindt meestal voor deze huddle plaats. Tijdens de middenkader-huddle wordt informatie van de afdelingen ingebracht die geschikt is om te delen of die het team niet zelf kan oplossen.
• Om 12.30 uur vindt vervolgens de directie-huddle plaats. Aanwezigen zijn de (medisch) managers en de RvB. De crisiscoördinator koppelt daarin de bevindingen terug uit de middenkader-huddle.
  
  

Onderwerpen huddle

• Hoe zitten we erbij?
• Zijn er nog successen?
• De risicogebieden benoemen.
• Tijdens deze huddle wordt inhoudelijk niet ingegaan op een onderwerp. Er wordt een procesafspraak gemaakt.